ین روزها که تب‌و‌تاب کروناویروس کشور را فراگرفته و مردم و مدیران کشور از ترس شیوع گسترده این ویروس و آسیب‌های ناشی از ابتلای به آن، تدابیر جدی را در سبک زندگی شخصی و اجتماعی اتخاذ کرده‌اند، در سیستم اداری نیز رویکردهایی برای واکنش به این پدیده و مدیریت پیشگیری از آن اتخاذ شده که یکی از آنها محدود کردن جلسات کاری و لغو جلسات غیرضروری است. این رویکرد، بهانه خوبی دست داد تا این ستون را به موضوع جلسه و ضرورت بازاندیشی در آن اختصاص دهم.
خاویر کرمنت در کتاب معروف خود «بیشعوری» ، جنون جلسه را یکی از ویژگی‌های این برخی از مدیران دانسته و معتقد است اینان برای هر کار کوچک و بزرگی جلسه برگزار می‌کنند و از حضور در جلسه لذت می‌برند. در واقع جلسه را برای جلسه دوست دارند نه برای تصمیم‌گیری یا پیشبرد کارها. اینان تمامِ وقت کاری و حتی غیرکاری (یعنی ساعاتِ خارج از زمان اداری) را در جلسه می‌گذرانند و از این جلسه به آن جلسه می‌روند و قس‌علی‌هذا.
واقعیت امر در فضای اداری ما هم (هم بخش دولتی و هم خصوصی) چندان با توصیف کرمنت تفاوتی ندارد. بیشتر مدیران و برخی کارشناسان و کارکنان، بخش عمده‌ای از زمان مفید کاری خود را در جلسات می‌گذرانند. چه جلسات درون‌سازمانی و درون‌واحدی و چه جلسات بین‌سازمانی و بین‌المللی. بخشی از این جلسات، برخاسته از تکالیف قانونی و ستادها و کارگروه‌هایی است که قانون مقرر کرده و باید به صورت منظم یا موردی برگزار شود و حتی ترکیب اعضای آنها نیز در همان قانون یا مقرره تعیین‌شده است. اما بخشی دیگر به تشخیص و اعلام نیاز مدیران برگزار می‌شود. بسیاری از همین مدیران و کارکنان حضور در جلسات را ملال‌آور و خسته‌کننده می‌دانند و تا می‌توانند از آن می‌گریزند. البته این بی‌میلی چند دلیل دارد؛ یکی آنکه فرد به دلیل ویژگی‌های شخصیتی علاقه چندانی به حضور در جمع، بحث و گفت‌وگوهای طولانی و چالش‌های بین فردی را ندارد و ترجیح می‌دهد این وقت را پشت میز کار خود بگذراند. دیگر آنکه خیلی‌وقت‌ها این جلسات باعث ایجاد تکالیف جدید برای افراد است که طبعا تمایل چندانی به آن ندارند.
گاهی در این جلسات باید گزارش کارهای انجام شده را بدهند یا برای برخی مسائل ایده‌هایی را پیشنهاد کنند که چون دست‌شان خالی است میلی به حضور در آن ندارند.
گذشته از اینها، یکی از آفت‌هایی که بیشتر جلسات بدان مبتلاست عدم مدیریت اثربخش جلسه است. برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نامشخص، عدم تعیین دستور کار و موضوع جلسه، عدم تعیین انتظاراتی که از افراد برای حضور در جلسه وجود دارد، حضور افراد نامرتبط و بحث و جدل‌های بی‌مورد، تسلط کلامی و زمانی برخی اعضا بر جلسه و عدم بودجه‌بندی صحیح زمانی، رفتارهای تند رییس جلسه یا برخی اعضا و بروز برخوردهای شخصی و در کل احساس بیهودگی و بی‌فایدگی جلسه، همه و همه در این بی‌رغبتی به حضور در جلسات موثر است. چند سال پیش در شرکتی کار می‌کردم که بعدازظهر هر دوشنبه مدیران و کارکنان کلیدی‌اش در جلسه‌ای شرکت می‌کردند که عموما ۶-۵ ساعت طول می‌کشید و تقریبا همه ویژگی‌های یک جلسه غیراثربخش و کلافه‌کننده را که در سطور پیش اشاره کردم داشت و جالب این بود که مدیر ارشد شرکت از همین نوع مدیریتِ جلسه لذت می‌برد و به تذکرات اعضا برای مدیریت بهتر جلسه وقعی نمی‌نهاد.
جلسات معمولا با چند هدف اصلی برگزار می‌شود؛ حل مساله و تصمیم‌گیری، ایده‌پردازی و تبادل‌نظر آزاد برای بهبود سیستم، پیگیری فعالیت‌ها در راستای نظارت و کنترل، ایجاد هماهنگی و وحدت رویه بین واحدها یا سازمان‌های درگیر در یک موضوع، آشنایی سازمان‌ها و تعریف همکاری‌های مشترک، معرفی محصولات و خدمات به منظور خرید یا فروش و چانه‌زنی و مذاکره برای تعریف چارچوب معامله و حتی جلسات بحث و نقد علمی و تجربی
در راستای توسعه و حفظ دانش از این جمله است. پس نفْسِ جلسه خیلی هم بی‌فایده نیست و کارکردهای مختلف و مهمی دارد. اما آنچه جلسات را به یک امر زجرآور تبدیل می‌کند عدم توانایی و مهارت در مدیریت موثر آن است تا جایی که امروزه مدیریت جلسات به عنوان یکی از مهارت‌های کلیدی موردنیاز هر مدیر بدل شده و در بسیاری از کانون‌های ارزیابی شایستگی مدیران در یک فضای شبیه‌سازی شده سنجیده می‌شود.
قائله کرونا بالاخره تمام می‌شود و به وضعیت عادی برمی‌گردیم. چه بهتر که پس از بازگشت قدر برگزاری جلسات را مثل خیلی چیزهای دیگر بهتر بدانیم.